Ben je van plan om een evenement of wijkfeest in Hoeilaart te organiseren? Vergunningen, subsidies, materiaal lenen, een locatie vinden ... er komt heel wat bij kijken. Dit stappenplan legt je uit hoe je aan de slag moet.
Meld je evenement eerst aan afdeling Vrije Tijd. Vul dit online formulier in minstens 7 weken op voorhand. De coördinator Evenementen contacteert je om samen te bekijken wat je precies nodig hebt en welke aanvragen je moet indienen.
Je kan wel op voorhand al een optie nemen op een feestlocatie om zeker te zijn dat je gewenste zaal beschikbaar is. Leg je locatie pas definitief vast als je de nodige vergunningen ontvangen hebt.
Je hebt je evenement al aangemeld via het online formulier. In de volgende stap moet je de nodige vergunningen aanvragen. Je aanvragen worden geagendeerd op het eerstkomende college van burgemeester en schepenen (CBS) dat beslist over het al dan niet verlenen van de vergunningen. Pas als je een officiële goedkeuring hebt, mag je overgaan naar de volgende stappen. Deze vergunningen moet je mogelijk bekomen:
Het schepencollege buigt zich over jouw aanvragen en geeft al dan niet toestemming. De coördinator zal jou na de beslissing opnieuw contacteren.
Het schepencollege heeft de nodige vergunningen afgeleverd. Vanaf nu kan je je zaal definitief vastleggen en een aanvraag indienen om feestmateriaal te ontlenen.
Nadat je alle stappen hebt doorlopen, kan je voor je evenement gratis promotie maken via de gemeentelijke kanalen. Publiceer je evenement op de UiTdatabank. Je activiteit wordt na een correcte invoer automatisch gepubliceerd op uitinvlaanderen.be, in de activiteitenkalenders van hoeilaart.be, van felixsohie.be en van de Hoeilaart-app. Klik hier voor meer info over deze en andere promotiemogelijkheden.