Veertig jaar geleden, op 8 juni 1979, werd de gemeentelijke archiefzaal in de kelder van het gemeentehuis officieel en feestelijk geopend. Sindsdien is het archief elke donderdagavond toegankelijk voor iedereen, zowel voor particulieren als voor verenigingen en andere organisaties die willen grasduinen in het Hoeilaartse verleden. Je bent er ook welkom voor genealogisch onderzoek, waarbij je wordt geholpen in het zoeken in de oude bevolkingsregisters en andere archiefbestanden. 

Het archief kwam onder meer tot stand dankzij de inspanningen van historicus en huidig voorzitter van de heemkundige kring, Michel Erkens. Hij bracht de oude archieven en foto's die op het gemeentehuis verspreid lagen, samen en inventariseerde ze. Onder impuls van de toenmalige voorzitter van de heemkundige kring, Luc Versluys, en het gemeentebestuur, werd in het gemeentehuis een lokaal vrijgemaakt en werden de nodige archiefkasten aangeschaft. In de loop der jaren heeft het gemeentebestuur meer ruimten ter beschikking gesteld en de infrastructuur verbeterd.

Twee personen zijn de drijvende kracht om het archief toegankelijk te maken voor iedereen: Michel Erkens, voorzitter van de Koninklijke Heemkundige Kring 'Het Glazen Dorp', die al die jaren (vier decennia!) zijn donderdagavond vrijwillig opofferde om het archief open te houden, en Bob Walkiers en zijn ploeg vrijwilligers voor het verzamelen, inscannen, indexeren en klasseren van alle mogelijke oude documenten. Wanneer zij in het archief aan de slag zijn, is het ook mogeljk om documenten in te kijken, liefst na afspraak.

De afgelopen jaren hebben vele Hoeilanders oude familiedocumenten, foto’s en voorwerpen aan het heemkundig archief geschonken. Ook enkele verenigingen en bedrijven die hun activiteiten staakten, hebben hun archief aan de kring overgemaakt (waaronder Serco). De kring is bijzonder trots dat hij een groot deel van het archief van de voormalige baron van het kasteel van Hoeilaart terug naar zijn oorspronkelijke locatie heeft kunnen brengen. Een deel van het archief van de familie de Quirini heeft de kring ook kunnen aankopen.

Tot op vandaag werden er meer dan 6570 rouwbrieven en 8400 bidprentjes verzameld. Het beeldarchief bevat meer dan 35.650 verwerkte beelden, waar recent nog tientallen foto’s van de familie Sohie aan toegevoegd werden. Honderden persknipsels van het begin van de 20e eeuw tot heden werden geïndexeerd. Andere externe archieven die betrekking hebben op ons dorp worden ook ingescand, zoals bijvoorbeeld momenteel het kerkelijk archief.

Het archief staat verder ook ter beschikking van andere verenigingen en organisaties die er gebruik van willen maken, zoals recentelijk de website Hoeilaart Weleer en Felix, de musical.

Indien men op donderdagavond tussen 20 en 22 uur niet kan langskomen, kan men een afspraak nemen via glazendorp@live.be.